Etant un réel portail de l’entreprise, l’accueil téléphonique constitue un lien entre la société et l’ensemble de ses clients. De nos jours, il bénéficie des apports d’amélioration grâce aux nouvelles technologies et sa gestion peut être déléguée à un prestataire. Cette option comporte de nombreux avantages pour l’entreprise. Mais, il est important de bien choisir son prestataire de
permanence téléphonique pour pouvoir tirer profit de ce type de service. Voici quelques critères que vous devez tenir en compte dans la recherche à mener.
La taille de l’entreprise et professionnalisme du prestataire
Dans le choix d’un prestataire de permanence téléphonique, il convient qu’il soit adapté à l’envergure de l’entreprise. Certains peuvent convenir à des PME, tandis que d’autres sont destinés aux grandes entreprises. De plus, il doit s’aligner aux objectifs de l’entreprise comme vous pouvez le
voir ici.
La technicité du prestataire est un point important à ne pas négliger. En effet, il faut bien vérifier qu’il dispose des capacités et des performances techniques nécessaires dans la réception des appels téléphoniques et sur
comment faire un transfert d’appel. Pour trancher, il convient de s’attarder sur les qualifications et le niveau de compétences des ressources humaines que le prestataire met en avant. Il importe également qu’elles possèdent quelques années d’expérience dans la réalisation de ce type de service. Mais encore, il faut bien s’informer sur les formations que le prestataire prodigue à son personnel afin d’améliorer ses services de
permanence téléphonique. Le but étant d’avoir un personnel qualifié pouvant bien accueillir un client et d’assurer un
transfert d’appel sans problème.
La possession d’une équipe constituée d’un personnel bilingue ou trilingue est également un atout majeur pour le prestataire de service. Ce critère est d’autant plus important si votre entreprise est en relation avec l’international. C’est le cas des sociétés spécialisées dans l’export.
Ensuite, pour s’assurer de la compétence d’un prestataire en
permanence téléphonique, il faut que celui-ci ait une notoriété dans le domaine. Une visite sur le site web officiel de celui-ci permettra de se faire une idée sur sa fiabilité. Il faut également effectuer des recherches plus approfondies concernant ses réalisations précédentes et les retours des utilisateurs ayant déjà fait appel à ses services.
La qualité des technologies exploitées et une bonne réactivité
Un bon prestataire de service en
permanence téléphonique doit être muni des technologies adéquates pour assurer une excellente gestion des flux et des débits d’appel. En effet, il doit pouvoir gérer avec efficacité la gestion des flux lorsque le nombre des appels. Il faut surtout se tourner vers des prestataires ayant des atouts en termes de services digitaux. Une entité excellant dans le domaine du digital pourra facilement réaliser les tâches requis en permanence téléphonique tout en proposant des services innovants bénéfiques pour l’entreprise.
Aux technologies performantes doivent aussi s’ajouter un environnement propice à la réception des appels. En effet, il ne doit pas comporter des bruits de fond qui peuvent réduire la qualité des appels. De plus, le prestataire doit s’assurer qu’il ait un excellent réseau pour assurer une bonne communication téléphonique.
Il est également important d’accorder une attention particulière à la rapidité du personnel à décrocher le
standard téléphonique. En effet, une durée d’attente plus longue serait néfaste pour l’image de l’entreprise. Elle peut être à l’origine du mécontentement de l’appelant. Mais encore, si le personnel ne décroche pas à temps, la société pourrait passer à côté d’une opportunité importante. Aussi, une bonne réactivité à décrocher les appels constitue un facteur primordial dans le choix d’un bon service de permanence téléphonique. Une période d’attente de moins de 3 sonneries serait fort appréciée.
Une politique de tarification transparente
Trouver un prestataire de confiance à qui on pourrait confier des appels importants pour l’entreprise n’est pas toujours une tâche facile. En effet, il faut qu’il adopte un système de tarification transparente. Avant d’entamer la collaboration, il est nécessaire qu’il aborde les principales tâches qu’ils sont censés prendre en main avec les tarifs correspondants. Il y a également des options au choix qui peuvent s’ajouter aux services prédéfinis. Cela peut s’agir d’un script d’appel, une musique d’attente ou d’un prêt de numéro de téléphone. Et il est bon de savoir que les tarifs varient selon le type de services octroyés ainsi qu’aux tâches optionnelles réalisées par le prestataire.
